Koulutus rekrytoinnin tueksi

Tervetuloa Uralla-koulutukseen rekrytoinnin tueksi

Opi matalalla kynnyksellä mitä sinun tulisi tänä päivänä tietää rekytoinnista. Koulutuksessa saat viimeisintä tietoa digitaalisista rekrytointivälineistä ja -menetelmistä sekä tukea työsuhteen solmimiseen.

Koulutus koostuu kahdeksasta moduulista, joita voit suorittaa haluamaasi tahtiin.

Yleistä rekrytoinnista
Valintaprosessit
Positiivisen työnantajamielikuvan rakentaminen
Rekrytointikanavien valinta
Työpaikkailmoituksen laatiminen
Kuinka löytää hakemanne työntekijä
Työntekijän perehdyttäminen
Miten pitää kiinni hyvästä työntekijästä

Voit syventyä eri teemoihin ja kehittää rekrytointitaitoja tarjottujen linkkien ja palveluiden avulla. Tutustu myös vaihtoehtoisiin rekrytoinnin malleihin osaavan henkilöstön löytämiseksi.

Koulutuksen kokonaiskesto 60 minuuttia.

Yleistä rekrytoinnista

Rekrytointiin kannattaa aina panostaa, sillä virherekrytointi on kallista. Tyypillisin ratkaisu, jota esimiehet katuvat, on väärä henkilövalinta. Virherekrytointi on kuitenkin yleistä.

Miksi näin on?

Useimmiten virherekrytoinnin taustalla on rekrytoijan kokemattomuus, sopimattomien rekrytointimenetelmien käyttö, kiireessä suunniteltu rekrytointiprosessi ja inhimilliset tekijät.

Valintaprosessit

Työntekijän valintaprosessiin kuuluu yllättävän monta asiaa, joita työnantajan olisi hyvä ottaa huomioon ja valmistella. Aivan aluksi on hyvä muodostaa kokonaiskuva omasta rekrytointiprosessista eli kaikista niistä asioista, mitä sinun tulisi ottaa huomioon rekrytoinnin eri vaiheissa.

Rekrytointi on hyvä aloittaa tekemällä työmarkkina-analyysi. Työmarkkina-analyysin avulla voit esimerkiksi selvittää, kuinka paljon työttömiä työnhakijoita alueellasi on rekrytoitavana olevaan tehtävään ja kuinka paljon alueella on kilpailijoita eli toisia työnantajia, jotka rekrytoivat samanlaista tehtävää varten.

Saat myös selville rekrytoitavan tehtävän palkkatason, tarkastelet kilpailijoiden työpaikkamainoksia ja pyrit ennustamaan rekrytoitavan tehtävän työllisyystilanteen tulevaisuudessa. Nämä asiat vaikuttavat muun muassa siihen, minkälaista sopimusta voit tai sinun kannattaa tarjota tehtävään valitulle henkilölle.

Muita tärkeitä asioita, joita sinun tulisi huomioida rekrytoinnin suunnittelussa on esimerkiksi:
- tarvekartoituksen laatiminen
- resurssisuunnitelman tekeminen
- työmarkkina-analyysin tekeminen
- onko tarvetta muodostaa tehtävälle kompetenssiviitekehys
- tarvitaanko avuksi työnanalyysiä
- miten muodostat henkilökuvan ja tehtävänkuvan
- työpaikkailmoituksen laatiminen edellä mainittujen pohjalta
- rekrytointikanavien valinta
- työhakemusten läpikäyminen ja alkukarsinta: miten ne toteutetaan, mitä kriteerejä sovelletaan
- päätökset rekrytointimenetelmien käytöstä
- haastattelurungon muodostaminen ja
- yritysten yleisten rekrytoinnin toimintaperiaatteiden määrittely.
Tähän kuuluu esim. ylös kirjoitetut käytännöt siitä, miten tiedusteluihin vastataan ja miten hakijoille ilmoitetaan jatkoon pääsystä. Kun työnhakijalle jää hyvä mielikuva valintaprosessista, auttaa se luomaan positiivista työnantajamielikuvaa ja kannustaa hakemaan avonaisiin paikkoihin myös tulevaisuudessa.

Tutustu työllistymisen näkymiin eri ammateissa

Positiivisen työnantajamielikuvan rakentaminen

Kilpailu osaavan työvoiman saannista on kasvamassa, jonka vuoksi nyt ja tulevaisuudessa on tärkeää, että työnantaja rakentaa positiivista työnantajamielikuvaa työmarkkinoilla. Työnantajamielikuva välittyy hakijoille paitsi valintaprosessin, myös työntekijöiden viestien kautta.

Työnhakija haluaa tulla palkatuksi arvomaailmaansa sopiviin työnantajiin, joten työnantajamielikuvilla on merkitystä. Rekrytointiviestinnällä ja sen toteutuksella on suuri merkitys positiivisen työnantajamielikuvan rakentamisessa.

Työnantajamielikuva välittyy hakijoille paitsi valintaprosessin, myös työntekijöiden viestien kautta.

Organisaatiosi sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä on syytä huomioida seuraavat asiat:
- vältä stereotypioita viestinnässä
- tuo esille yrityksen strategiat ja tarjottavat työsuhde-edut
- panosta myös alueesi houkuttelevuuteen ja korosta paikallisia etuja
- kohtele haastateltavia ystävällisesti ja arvostavasti
- kohtele kaikkia haastateltavia tasavertaisesti
Hyvät verkkosivut ja sosiaalisen median kanavat edistävät rekrytointiviestintää ja vahvistavat positiivista työnantajamielikuvaa.
- pidä verkkosivustosi ajan tasalla ja
- ole läsnä sosiaalisessa mediassa niissä kanavissa, joita rekrytoitavan tehtävän alan ihmiset seuraavat.
Sosiaalisen median kautta voidaan esimerkiksi tuoda esille uratarinoita. Myös työntekijöiden positiiviset viestit omalle ystävä- ja kontaktipiirilleen ovat tärkeitä etenkin SOMEn aikakaudella. Muista myös, että sosiaalisen median viestit voivat edesauttaa negatiivisen maineen kiirimistä ihmisten tietoisuuteen. Kannattaa siis kohdella työntekijöitä hyvin.

Positiivista työnantajamielikuvaa vahvistaa myös vuorovaikutus hakijan ja työnantajan välillä. Hyviin tapoihin kuuluu muun muassa
- kuittaus hakemusten vastaanotosta
- tiedusteluihin vastaaminen ja
- palautteen antaminen.
RekryKoulutuksessa paneudumme tarkemmin positiivisen työnantajamielikuvan luomiseen osallistujaorganisaatioille.

Rekrytointikanavien valinta

Rekrytoitavan tehtävän mainostamiseen kannattaa panostaa. On kuitenkin myös tärkeää mainostaa kohdistetusti niissä välineissä, joita rekrytoitavan tehtävän alan ihmiset seuraavat. Rekrytointikanavia löytyy sekä maksullisina ja maksuttomina.

Yleisimpiä maksuttomia kanavia ovat:
- Te-palvelut
- Te-live
- Mainostaminen yrityksen / kaupan ilmoitustaululla
- Sosiaalinen media: Facebook, LinkedIn
- Alan ammattiliitot, esim. insinööriliitto, TEK
- Omat ja tuttavien verkostot
- Omat verkkosivut
- Eures ja Jobs in Finland kansainvälisille työnhakijoille

Ilmoita avoin työpaikka

Tutustu RekryAreenaan

Työpaikkailmoituksen laatiminen

Työpaikkailmoitusta tehtäessä tulisi muistaa kirjoittaa ylös kaikki tehtävän kannalta oleellinen tieto, mutta myös muistaa työnantajaimago ja moninaisuuteen liittyvät tekijät.

Hyvässä hakuilmoituksessa tulee esille tietoa yrityksestä, rekrytoitavan toimen tehtävistä, mitä tietoja, taitoja, kykyjä ja persoonallisuuden piirteitä hakijalta halutaan, tehtävän kesto eli onko se vakituinen vai määräaikainen, tehtävän kelpoisuusvaatimukset, mahdollinen koeaika, lisätietoja antavan henkilön yhteystiedot sekä työnantaja, jolle hakemus osoitetaan.

Työpaikkailmoituksessa tulisi näkyä seuraavia asioita:
- Toimen tehtävät
- Mitä tietoja, taitoja, kykyjä ja piirteitä hakijalta halutaan
- Vakinainen vai määräaikainen
- Kelpoisuusvaatimukset
- Koeaika
- Lisätietojen antajan yhteystiedot
- Työnantaja, jolle hakemus osoitetaan
- Haku- tai ilmoittautumisajan päättyminen
- Sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuus tai turvallisuusselvitys
Työpaikkailmoituksessa tulee välttää stereotypioita sekä sellaisten termien käyttöä, jotka sulkevat pois vähemmistöryhmien edustajia liittyen esimerkiksi sukupuoleen tai etnisyyteen.

Kuinka löytää hakemanne työntekijä

Rekrytoinnissa on hyvä muistaa, ettei mainostaminen ole ainoa keino löytää työntekijöitä. Kun paikkaan on vaikea löytää tekijää, kannattaa työnantajan miettiä vaihtoehtoisia keinoja työntekijän löytämiseksi. Tehtävästä riippuen työnantaja voi kouluttamalla saada osaajan avoinna olevaan tehtävään. Tehtävään voi kouluttaa esimerkiksi palkkaamalla työntekijän johonkin toiseen tehtävään ja sponsoroimalla hänen opiskeluaan työn ohessa tai palkkaamalla henkilön oppisopimuksella.

Työnantaja voi harkita myös osatyökykyisten palkkaamista, jota varten voi saada erilaisia tukia kuten palkkatukea tai työolosuhteiden järjestelytukea. Myös maahanmuuttajan palkkaamista ja tehtävän mainostamista kansainvälisesti erilaisissa kanavissa kuten EURES ja Jobs in Finland kannattaa miettiä.

Rekrytoinnissa voi käyttää myös ulkopuolista apua, kuten henkilöstönvuokrausfirmoja ja rekrytointiyrityksiä, joiden palveluihin kuuluu esimerkiksi headhunttausta. Mainontaa kannattaa kohdistaa alan oppilaitoksiin ja on suositeltavaa tehdä työllisyystoimija- ja yritysyhteistyötä.

Seuraavilla keinoilla voit onnistua löytämään sopivan tekijän tehtävään:
- Rekrytointikanavien monipuolistaminen (ml. some)
- Henkilön kouluttaminen tehtävään
- Osatyökykyisen palkkaaminen
- Mukautetuilla opinnoilla valmistuneen (esim. oppimisvaikeudet) palkkaaminen
- Pitkäaikaistyöttömän palkkaaminen
- Maahanmuuttajan palkkaaminen tai tehtävän mainostaminen kansainvälisesti
- Vähäisen työkokemuksen omaavan (nuori) tai vanhentuneen koulutuksen omaavan (iäkkäämpi työnhakija) palkkaaminen
- Kohdistettu mainonta mm. oppilaitoksiin
- Rekrytointipalkkioiden käyttöönotto
- Työllisyystoimija- ja yritysyhteistyö
- Työntekijätuonti
- Kevytyrittäjien rekrytointi
- Headhunttaus

Työntekijän perehdyttäminen

Toimiva ja hyvin suunniteltu perehdyttämisprosessi on tärkeä paitsi uuden tehtävän oppimisessa myös työntekijän sitouttamisessa yritykseen ja tehtävään. Hyvin tehty perehdyttämisprosessi auttaa uutta työntekijää oppimaan uuden työn tehtävät nopeammin ja paremmin, luo positiivista työnantajamielikuvaa ja sitouttaa uuden työntekijän yrityksen toimintaan.

Onnistunut perehdyttämisprosessi lähtee hyvin tehdystä suunnitelmasta, jossa on otettu huomioon organisaation arvot, strategia, tavoitteet ja työntekijän tuleva toimenkuva. Perehdyttäminen voi tapahtua monin eri keinoin, esimerkiksi henkilökohtaisen ohjauksen tai mentoroinnin kautta. Apuna voidaan käyttää myös etukäteen kuvattuja video- tai kuvamateriaaleja ja jos on tarvetta perehdyttää useampi henkilö samanaikaisesti, voidaan hyödyntää perehdyttämispäivää tai -viikkoa.

Hyvä perehdyttäjä varaa tarpeeksi aikaa perehdytykseen, osaa työn substanssin, omaa hyvät valmennustaidot, ohjaa omalla esimerkillään, on kärsivällinen ja pyrkii antamaan perehdytettävälle onnistumisen elämyksiä, jotka tukevat hänen ammatillisen itseluottamuksensa vahvistumista. Osaamisen kehittymistä on hyvä arvioida tasaisin väliajoin ja perehdytettävältä kannattaa pyytää palautetta perehdytyksen onnistumisesta. Työyhteisöä on hyvä osallistaa mukaan perehdyttämiseen, mikä auttaa uuden työntekijän sitouttamisessa tehtävään ja työyhteisöön.

Puutteellisesti suunniteltu perehdyttämisprosessi johtaa työskentelyn virheisiin ja pahimmillaan ongelmiin työturvallisuuteen liittyvissä asioissa sekä työntekijän epäonnistumiseen tai irtisanoutumiseen tehtävästä.

Miten pitää kiinni hyvästä työntekijästä

Kun työnantaja on löytänyt sopivan työntekijän, on tärkeää, että valittu työntekijä sitoutuu tehtävään tarvittavan pitkäksi ajaksi. Yleensä tehtävän opetteluun menee aikaa ja rahaa, joten työntekijän vaihtuminen seuraavan 1-2 vuoden sisällä ei ole työnantajan edun mukaista.

Mitkä tekijät lisäävät työnantajan pitovoimaa?

Työntekijöiden pitovoimaa edistävät mm.
- työntekijöiden tasa-arvoinen kohtelu
- työnantajan tarjoamat kehittymis- ja etenemismahdollisuudet
- työntekijöiden motivoimiseen liittyvät tekijät
- hyvä perehdyttämisprosessi ja
- työpaikan ilmapiiri.
Työntekijöitä on tärkeää kohdella tasa-arvoisesti niin, että kaikille mahdollistetaan samanlaiset uralla etenemis- ja kehittymismahdollisuudet ikään, sukupuoleen ja kielitaustaan katsomatta.

Työpaikan ilmapiirin eteen täytyy tehdä työtä. Jos työyhteisössä esiintyy konflikteja tai muita ilmapiiriongelmia, voi esimerkiksi konsulttiyritykseltä tilata ilmapiirikartoituksen, jonka avulla kartoitetaan työpaikan ilmapiirin tilanne ja työskennellään yhdessä ilmapiirin parantamiseksi.

Myös työntekijöiden motivoinnilla on tärkeä merkitys yrityksen pitovoimassa. Hyvin suunnitellun rekrytoinnin avulla voidaan löytää tehtävään motivoitunut henkilö. Työhönsä motivoitunut henkilö sitoutuu tehtävään ja tarvitsee vähemmän tarkkailua ja valvontaa, jolloin esimiehen työ helpottuu. Motivaation ylläpitämisessä on kuitenkin olennaista se, kuinka työntekijöitä johdetaan.